La présente Politique relative au RGPD explique la manière dont Hespertaviara prend en compte les règles applicables à la protection des données à caractère personnel et les droits dont disposent les personnes concernées.
Elle s’applique aux traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de l’utilisation du site hespertaviara.com, de la création éventuelle d’un compte, de la passation et du suivi des commandes, du paiement, de la livraison, du service client ainsi que des demandes de retour, de remboursement ou d’annulation.
La présente politique complète notre Politique de confidentialité ainsi que notre Politique relative aux cookies et autres traceurs. Ces documents doivent être lus conjointement.
Les dispositions impératives du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »), de la réglementation française applicable et, plus généralement, des textes applicables en matière de protection des données prévalent sur toute disposition contraire.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles traitées dans le cadre des activités présentées sur le site est Hespertaviara.
Coordonnées :
E-mail : solutions@hespertaviara.com
Téléphone : +1 (317) 684-2917
Adresse : 3318 N Harding St, Indianapolis, IN 46208, États-Unis
Site : hespertaviara.com
Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez utiliser l’adresse e-mail indiquée ci-dessus.
Lorsqu’un délégué à la protection des données ou un représentant au sein de l’Union européenne est légalement requis et désigné, ses coordonnées sont communiquées dans les informations appropriées mises à disposition des personnes concernées.
2. Champ d’application du RGPD
Hespertaviara propose notamment ses produits aux consommateurs situés en France.
Lorsque les conditions d’application du RGPD sont réunies, les traitements de données personnelles sont réalisés conformément au Règlement (UE) 2016/679 ainsi qu’aux dispositions françaises applicables.
La protection des données personnelles est également encadrée par la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version applicable.
Les règles applicables peuvent varier selon la nature du traitement, la situation de la personne concernée et la manière dont les données sont collectées.
3. Principes applicables à la protection des données
Hespertaviara prend en compte les principaux principes prévus par le RGPD, notamment :
- la licéité, la loyauté et la transparence des traitements ;
- la limitation des finalités ;
- la minimisation des données ;
- l’exactitude des données ;
- la limitation de la conservation ;
- l’intégrité et la confidentialité ;
- la responsabilité du responsable du traitement.
Les données personnelles sont utilisées uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées ou pour toute autre finalité compatible ou légalement autorisée.
4. Données personnelles susceptibles d’être traitées
Selon les services utilisés et les opérations réalisées sur le site, les catégories de données susceptibles d’être traitées peuvent notamment comprendre :
- nom et prénom ;
- adresse e-mail ;
- numéro de téléphone ;
- adresse de livraison ;
- adresse de facturation lorsque celle-ci est différente ;
- informations relatives aux produits commandés ;
- informations relatives aux commandes et à leur historique ;
- informations nécessaires au traitement et au suivi des paiements ;
- informations communiquées lors d’une demande adressée au service client ;
- informations relatives aux demandes de retour, remboursement ou annulation ;
- informations relatives à l’utilisation d’un compte lorsqu’un compte est proposé ;
- données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site ;
- informations relatives aux cookies et autres traceurs, lorsque leur utilisation est applicable.
Les informations bancaires complètes et les données d’authentification sensibles ne doivent pas être communiquées par e-mail.
Les données de paiement sont traitées dans le cadre du processus de paiement proposé au moment de la commande et, lorsque cela est nécessaire, par les prestataires intervenant dans le traitement de la transaction.
5. Données obligatoires et données facultatives
Certaines informations sont nécessaires pour permettre la réalisation d’une commande ou la fourniture d’un service demandé.
Il peut notamment être nécessaire de fournir certaines coordonnées afin de permettre :
- l’identification du client ;
- la validation et le traitement de la commande ;
- le traitement du paiement ;
- l’expédition et la livraison ;
- la communication avec le client concernant sa commande.
Lorsque certaines informations sont facultatives, leur caractère facultatif est indiqué au moment de leur collecte lorsque cela est nécessaire.
L’absence d’informations nécessaires peut empêcher Hespertaviara de traiter une commande, d’effectuer une livraison ou de répondre correctement à une demande.
6. Finalités des traitements
Les données personnelles peuvent être traitées pour les finalités suivantes, selon les circonstances :
- gestion des commandes ;
- traitement et suivi des paiements ;
- préparation et expédition des produits ;
- livraison des commandes ;
- communication avec les clients ;
- traitement des demandes adressées au service client ;
- gestion des demandes d’annulation ;
- gestion des retours et remboursements ;
- gestion des réclamations ;
- fonctionnement et sécurisation du site ;
- prévention des activités frauduleuses ou abusives ;
- respect des obligations légales et réglementaires ;
- conservation des éléments nécessaires à la défense ou à l’exercice de droits ;
- gestion des demandes d’exercice des droits prévus par la réglementation ;
- amélioration du fonctionnement du site lorsque le traitement repose sur une base juridique appropriée ;
- analyse de l’utilisation du site lorsque cela est autorisé et, lorsque cela est requis, après obtention du consentement de l’utilisateur ;
- communications commerciales lorsque celles-ci sont légalement autorisées ou lorsque le consentement requis a été obtenu.
Les données ne sont pas utilisées à des fins incompatibles avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
7. Bases juridiques des traitements
La base juridique applicable dépend de la finalité et de la nature du traitement concerné.
Exécution du contrat
Certains traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat conclu avec le client ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à sa demande.
Cette base peut notamment concerner la gestion d’une commande, son paiement, sa livraison ou les communications nécessaires à son exécution.
Elle correspond notamment à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.
Respect d’une obligation légale
Certains traitements peuvent être nécessaires afin de respecter une obligation légale applicable à Hespertaviara.
Cette base correspond notamment à l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD.
Elle peut notamment concerner certaines obligations comptables, fiscales, administratives ou liées à la conservation de documents.
Consentement
Lorsque la réglementation exige un consentement préalable, le traitement est fondé sur le consentement de la personne concernée.
Cette base peut notamment concerner certains cookies et traceurs non nécessaires ou certaines communications lorsque le consentement est requis.
Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Il peut être retiré à tout moment lorsque le traitement repose sur cette base.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
Intérêt légitime
Certains traitements peuvent être fondés sur l’intérêt légitime lorsque cette base est appropriée et lorsque les intérêts ou libertés et droits fondamentaux des personnes concernées ne prévalent pas.
Lorsque cette base est utilisée, les intérêts poursuivis et les circonstances du traitement sont pris en compte afin de rechercher un équilibre approprié avec les droits des personnes concernées.
8. Catégories particulières de données
Le site n’a pas pour finalité de collecter des catégories particulières de données personnelles au sens de l’article 9 du RGPD.
Il est recommandé de ne pas communiquer par e-mail des informations sensibles qui ne sont pas nécessaires au traitement d’une demande.
Si une situation particulière devait conduire à traiter une catégorie particulière de données, ce traitement ne serait réalisé que dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
9. Destinataires des données
Les données personnelles peuvent être accessibles ou communiquées, lorsque cela est nécessaire à la réalisation des finalités indiquées dans la présente politique, aux catégories de destinataires suivantes :
- personnel ou personnes autorisées intervenant dans la gestion des commandes et du service client ;
- prestataires intervenant dans la préparation ou la livraison des commandes ;
- prestataires nécessaires au traitement des paiements ;
- prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site ;
- prestataires intervenant dans la maintenance ou la sécurité du site ;
- conseils professionnels lorsque leur intervention est nécessaire ;
- autorités administratives, judiciaires ou organismes compétents lorsque la loi l’exige.
Les destinataires n’accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à leurs fonctions ou aux services qu’ils fournissent.
Lorsque des prestataires traitent des données personnelles pour le compte de Hespertaviara, les relations avec ces prestataires sont encadrées conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.
10. Sous-traitants et prestataires
Lorsque des prestataires agissent en qualité de sous-traitants au sens du RGPD, ils doivent traiter les données conformément aux instructions applicables et aux obligations prévues par la réglementation.
Les mesures appropriées sont mises en œuvre afin de sélectionner et d’encadrer les prestataires intervenant dans le traitement des données personnelles.
Les informations relatives aux prestataires effectivement utilisés peuvent évoluer en fonction du fonctionnement du site, des services proposés et des besoins opérationnels.
Aucun nom de prestataire particulier n’est indiqué dans la présente politique lorsqu’il n’a pas été confirmé comme étant effectivement utilisé.
11. Transferts de données hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires techniques ou commerciaux peuvent être établis en dehors de l’Espace économique européen ou traiter certaines données depuis un pays situé hors de cet espace.
Lorsqu’un transfert de données personnelles vers un pays tiers est réalisé et que le RGPD s’applique, ce transfert est effectué conformément aux exigences prévues par le RGPD.
Selon la situation, le transfert peut notamment être fondé sur :
- une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
- des clauses contractuelles types adoptées conformément au droit applicable ;
- une autre garantie appropriée prévue par le RGPD ;
- une dérogation légalement applicable dans les conditions prévues par le RGPD.
Lorsqu’une information spécifique concernant un transfert international doit être communiquée à la personne concernée, elle est fournie conformément aux exigences applicables.
12. Durée de conservation des données
Les données personnelles sont conservées pendant une durée proportionnée aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
La durée de conservation dépend notamment :
- de la nature des données ;
- de la finalité du traitement ;
- de la durée de la relation commerciale ;
- des obligations légales applicables ;
- des obligations comptables ou fiscales ;
- de la nécessité de gérer une réclamation ;
- de la nécessité de constater, exercer ou défendre un droit en justice.
Lorsque la durée exacte ne peut pas être déterminée à l’avance, des critères sont utilisés pour déterminer la période de conservation appropriée.
À l’issue de la période applicable, les données sont supprimées, anonymisées ou conservées uniquement lorsqu’une autre base légale ou une obligation applicable le justifie.
13. Sécurité des données
Hespertaviara met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, la destruction, l’altération ou tout traitement non autorisé.
Les mesures de sécurité sont adaptées, dans la mesure du possible, à la nature des données traitées et aux risques associés.
Les informations d’authentification et les données de paiement sensibles doivent être protégées et ne doivent pas être communiquées par e-mail.
Aucune certification de sécurité ou technologie particulière n’est revendiquée dans la présente politique lorsqu’elle n’a pas été effectivement confirmée.
14. Cookies et autres traceurs
Le site peut utiliser des cookies et technologies similaires.
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être utilisés dans les conditions prévues par la réglementation.
Les cookies ou traceurs non nécessaires sont utilisés conformément aux règles applicables en matière de consentement.
Lorsque le consentement est requis, les traceurs concernés ne doivent pas être activés avant l’obtention d’un consentement valable.
Les utilisateurs peuvent, selon les fonctionnalités disponibles sur le site, accepter ou refuser les catégories de traceurs concernées et retirer ultérieurement leur consentement.
Les modalités détaillées sont présentées dans notre Politique relative aux cookies et autres traceurs.
15. Vos droits
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez notamment disposer des droits suivants :
- droit d’accès à vos données personnelles ;
- droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- droit à l’effacement dans les conditions prévues par la réglementation ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition à certains traitements ;
- droit à la portabilité lorsque les conditions applicables sont réunies ;
- droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Ces droits peuvent être soumis aux conditions, exceptions et limitations prévues par la réglementation applicable.
Par exemple, le droit à l’effacement n’est pas absolu lorsqu’une obligation légale impose la conservation de certaines données.
16. Droit d’accès
Vous pouvez demander confirmation de l’existence ou non d’un traitement de données personnelles vous concernant.
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont remplies, vous pouvez également obtenir une copie de vos données ainsi que les informations relatives au traitement prévues par la réglementation.
17. Droit de rectification
Vous pouvez demander la rectification des données personnelles inexactes vous concernant.
Vous pouvez également demander que des données incomplètes soient complétées lorsque cela est nécessaire au regard de la finalité du traitement.
18. Droit à l’effacement
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles.
Ce droit peut toutefois être limité lorsque la conservation des données est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, notamment.
19. Droit à la limitation du traitement
Dans les situations prévues par le RGPD, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
Pendant la période de limitation, les données ne peuvent être utilisées que dans les conditions autorisées par la réglementation applicable.
20. Droit d’opposition
Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ou sur une autre base permettant l’exercice de ce droit, vous pouvez vous opposer au traitement dans les conditions prévues par le RGPD.
Lorsque les données sont utilisées à des fins de prospection directe, vous pouvez vous opposer à cette utilisation dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
21. Droit à la portabilité
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vous pouvez recevoir certaines données personnelles vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Lorsque cela est techniquement possible et légalement applicable, vous pouvez également demander que ces données soient transmises directement à un autre responsable du traitement.
22. Retrait du consentement
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement réalisé avant le retrait.
Le retrait peut être effectué par les moyens proposés pour le traitement concerné, notamment au moyen des paramètres de cookies lorsque le consentement porte sur des cookies ou traceurs.
23. Décision automatisée et profilage
Lorsque des traitements impliquent une décision individuelle automatisée ou un profilage entrant dans le champ d’application des dispositions spécifiques du RGPD, les informations requises sont communiquées aux personnes concernées conformément à la réglementation.
La présente politique ne présente pas de dispositif spécifique de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires sur les utilisateurs.
Si un tel dispositif devait être mis en place, les informations nécessaires concernant son existence, sa logique générale, ses conséquences et les droits applicables seraient communiquées conformément au RGPD.
24. Exercice de vos droits
Pour exercer vos droits ou poser une question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à :
E-mail : solutions@hespertaviara.com
Téléphone : +1 (317) 684-2917
Adresse : 3318 N Harding St, Indianapolis, IN 46208, États-Unis
Votre demande doit, dans la mesure du possible, préciser le droit que vous souhaitez exercer et fournir les informations nécessaires pour permettre l’identification raisonnable de la demande.
Lorsque cela est nécessaire et proportionné, nous pouvons demander des informations complémentaires afin de vérifier l’identité de la personne à l’origine de la demande.
Ne transmettez jamais par e-mail votre numéro complet de carte bancaire, votre CVV, votre mot de passe bancaire ou vos identifiants d’authentification.
25. Délai de réponse aux demandes
Nous traitons les demandes d’exercice des droits conformément aux délais prévus par le RGPD.
En principe, une réponse est apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD. La personne concernée est alors informée de cette prolongation dans le délai initial applicable.
Les demandes manifestement infondées ou excessives sont traitées conformément aux règles prévues par la réglementation.
26. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données ne sont pas respectés, nous vous invitons à nous contacter en premier lieu afin de nous permettre d’examiner votre demande.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
En France, l’autorité de contrôle compétente est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Les coordonnées et modalités de réclamation sont disponibles sur le site officiel de la CNIL.
27. Violation de données personnelles
En cas de violation de données personnelles susceptible de présenter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, les mesures prévues par le RGPD sont mises en œuvre.
Lorsque les conditions légales sont réunies, la violation peut notamment être notifiée à l’autorité de contrôle compétente dans les délais prévus par la réglementation.
Lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci peuvent également être informées conformément aux exigences applicables.
28. Mise à jour de la présente politique
La présente Politique relative au RGPD peut être mise à jour afin de tenir compte notamment :
- de l’évolution de la réglementation ;
- de l’évolution du site ;
- de l’évolution des services proposés ;
- de l’évolution des traitements de données personnelles ;
- de l’évolution des prestataires utilisés.
La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation, sous réserve des règles applicables aux traitements déjà réalisés et aux droits acquis.
Toute modification importante est présentée de manière appropriée lorsque la réglementation l’exige.
29. Relation avec les autres politiques
La présente Politique relative au RGPD doit être lue conjointement avec les autres documents disponibles sur le site.
La Politique de confidentialité présente les informations générales relatives aux données personnelles traitées dans le cadre du site et des services proposés.
La Politique relative aux cookies et autres traceurs présente les règles applicables aux cookies et technologies similaires.
Les Conditions générales de vente et d’utilisation présentent les principales conditions applicables à l’utilisation du site et aux achats.
La Politique d’expédition et de livraison présente les modalités applicables à l’expédition et à la livraison des commandes.
La Politique d’annulation de commande présente les conditions applicables aux demandes d’annulation.
La Politique de retour et de remboursement présente les conditions applicables aux retours et remboursements.
Ces documents sont complémentaires et doivent être interprétés conformément aux dispositions impératives applicables.
30. Contact
Hespertaviara
hespertaviara.com
E-mail : solutions@hespertaviara.com
Téléphone : +1 (317) 684-2917
Adresse : 3318 N Harding St, Indianapolis, IN 46208, États-Unis
Zone de livraison : France entière
Horaires du service client : du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 18 h 00, heure